Odzyskiwanie podatku VAT zapłaconego w krajach Unii Europejskiej to istotny element zarządzania finansami w firmach transportowych. Prawidłowo przeprowadzony proces zwrotu może znacząco wpłynąć na płynność finansową przedsiębiorstwa, ale tylko pod warunkiem, że zostanie wykonany bezbłędnie. Niestety, wiele firm popełnia błędy, które skutkują opóźnieniami, obniżeniem kwoty zwrotu, a w najgorszym przypadku – odrzuceniem całego wniosku.
W tym artykule omówimy najczęstsze błędy popełniane przy składaniu wniosków o zwrot VAT oraz pokażemy, jak można ich uniknąć dzięki profesjonalnemu wsparciu od Edenred Finance – eksperta w dziedzinie szybkiego i skutecznego odzyskiwania VAT.
Nieuwzględnienie wymogów formalnych
Aby firma mogła ubiegać się o zwrot VAT, musi spełniać szereg kryteriów:
- Być zarejestrowana jako płatnik VAT w kraju swojej siedziby,
- Nie prowadzić działalności gospodarczej ani nie posiadać przedstawicielstw w krajach, z których chce odzyskać VAT,
- Zakupić towary lub usługi na potrzeby prowadzenia działalności,
- Posiadać faktury wystawione na firmę.
Niestety, wielu przedsiębiorców nieświadomie narusza te zasady – np. posiadając magazyn lub punkt odbioru towarów w innym kraju – co automatycznie wyklucza ich z procedury zwrotu.
Edenred Finance dokładnie weryfikuje status podatkowy firmy oraz jej strukturę działalności, co minimalizuje ryzyko odrzucenia wniosku z powodów formalnych.
Błędy w dokumentacji
Drugim najczęstszym problemem są błędy w dokumentach. Brak NIP-u, błędne dane adresowe, nieczytelne faktury, niekompletne paragony – to tylko niektóre z pułapek, które skutkują wydłużeniem procedury lub zmniejszeniem kwoty zwrotu.
W przypadku firm transportowych często chodzi o setki faktur miesięcznie, co rodzi realne ryzyko pomyłek. Tymczasem urzędy skarbowe w krajach UE są bardzo rygorystyczne, jeśli chodzi o zgodność dokumentów z wymaganiami prawnymi.
Eksperci Edenred Finance przeprowadzają pełną analizę dokumentów i korygują ewentualne braki lub nieprawidłowości jeszcze przed złożeniem wniosku. Dzięki temu cały proces przebiega szybciej i skuteczniej.
Niewłaściwa kwalifikacja kosztów
Nie każdy koszt podlega zwrotowi VAT. Do najczęściej kwalifikowanych należą:
- Paliwo i opłaty drogowe,
- Koszty napraw, części zamiennych,
- Usługi zakwaterowania i cateringowe,
- Koszty telekomunikacyjne i transportowe.
Wielu przedsiębiorców błędnie dołącza do wniosków wydatki prywatne, zakup sprzętu nieprzeznaczonego do działalności gospodarczej lub usługi świadczone poza UE. Takie błędy mogą skutkować obniżeniem kwoty zwrotu lub koniecznością wyjaśnień.
Edenred Finance pomoże Ci określić, które wydatki są kwalifikowane i jak udokumentować ich związek z działalnością firmy.
Niedotrzymanie terminów składania wniosków
Wnioski o zwrot VAT należy składać w określonych terminach, zależnie od kraju. Czasem termin ten przypada na koniec marca, czasem czerwca – a jego przekroczenie skutkuje automatycznym odrzuceniem wniosku, bez prawa do odwołania.
Zespół Edenred Finance monitoruje wszystkie terminy dla poszczególnych krajów i składa wnioski w Twoim imieniu – zawsze na czas.
Długi czas oczekiwania na zwrot
Standardowy czas oczekiwania na zwrot VAT w Europie wynosi od jednego do nawet sześciu miesięcy, w zależności od kraju. Dla firm z sektora TSL to zbyt długo – każda blokada środków wpływa negatywnie na płynność finansową.
Edenred Finance oferuje usługę „Szybki VAT”, która pozwala otrzymać 100% zwrotu VAT już w ciągu 2 dni roboczych od przedłożenia kompletu dokumentów. To rozwiązanie idealne dla firm, które chcą działać sprawnie, bez czekania na urzędowe decyzje.
Brak znajomości lokalnych przepisów
Każdy kraj UE ma własne przepisy dotyczące VAT – różnią się nie tylko terminy, ale też limity kwotowe, wymagania co do dokumentów, język wniosków czy sposób kontaktu z urzędami.
Samodzielna próba odnalezienia się w tym gąszczu przepisów to zadanie czasochłonne i pełne ryzyka. Zamiast tego warto zaufać partnerowi z doświadczeniem.
Edenred Finance współpracuje z urzędami skarbowymi w 31 krajach europejskich i posiada wypracowane ścieżki kontaktu, co znacznie usprawnia cały proces.
